宿泊証明書とは？ホテルでのもらい方・もらい忘れ・金額記載・領収書との違いを解説

宿泊証明書が必要になったものの、「どんな書類なのか」「ホテルでどう頼めばいいのか」と迷う方もいるでしょう。会社や学校、自治体などへの提出で必要になることがあり、宿泊後になってから用意しなければならないケースもあります。

宿泊証明書は、一般にホテルや旅館などへ実際に宿泊したことを証明するために使われる書類です。宿泊者名や宿泊日などが記載されますが、書式や記載項目、金額の有無、後日発行への対応は施設や提出先によって異なります。

また、宿泊証明書と領収書は役割が同じではありません。提出先によって両方必要な場合もあれば、どちらか一方でよい場合もあります。ホテルへ依頼する前に、提出先が求めている書類と記載項目を確認しておくことが大切です。

宿泊証明書とは？領収書との違い

まずは宿泊証明書の役割と、記載される内容、領収書との違いを確認します。提出先によって必要書類が変わるため、それぞれが何を証明する書類なのかを理解しておきましょう。

宿泊証明書は何に使う？

宿泊証明書は、本人が指定された日に宿泊施設へ宿泊したことを確認するために使われます。

例えば、会社の出張手続き、学校関係の手続き、自治体の助成制度などで提出を求められることがあります。ただし、「宿泊証明書があればよい」「領収書だけでよい」といった条件は提出先ごとに異なります。

名古屋市の宿泊施設避難助成金制度では、申請書類として宿泊証明書に加え、氏名と内訳が記載された領収書も求めています。宿泊した事実と、実際に支払った金額を別々の書類で確認する例です。（参照：名古屋市公式ウェブサイト）

なお、「宿泊証明書」「滞在証明書」「居所証明書」などの名称が、すべて同じ意味で使われるとは限りません。東横INNでは、宿泊したことを証する宿泊証明書には対応する一方、滞在証明書や居所証明書などは区別して案内しています。（参照：東横INN公式サイト）

宿泊証明書の主な記載内容

宿泊証明書にはホテル独自の様式や提出先指定の様式があり、全国共通の1種類に統一されているわけではありません。

書式によって異なりますが、宿泊の事実を確認するために次のような項目が使われます。

• 宿泊者の氏名
• 宿泊した日や宿泊期間
• 宿泊日数
• ホテルや旅館などの施設名
• 施設の所在地や連絡先
• 施設側の証明に必要な記載

例えば、名古屋市が公開している宿泊証明書の様式には、宿泊施設の名称・所在地・電話番号のほか、宿泊者氏名や宿泊日などの記入欄があります。（参照：名古屋市 宿泊証明書様式）

会社や学校などから専用の用紙を渡されている場合は、ホテル独自の様式を発行してもらう前に、指定された用紙へ対応してもらえるか確認しましょう。

金額は記載される？

宿泊証明書に宿泊料金が必ず記載されるとは限りません。

宿泊証明書は、宿泊した事実を確認することが主な目的です。そのため、宿泊者名や宿泊日を中心にした書式もあります。

提出先から金額の確認も求められている場合は、次の点を先に確認しておくと手続きがスムーズです。

• 宿泊証明書自体に金額の記載が必要か
• 領収書を別に提出すればよいか
• 宿泊料金の内訳まで必要か
• 提出先指定の書式があるか

名古屋市の制度のように、宿泊証明書とは別に金額や内訳を確認できる領収書を求めるケースもあります。

宿泊証明書と領収書の違い

宿泊証明書と領収書は、証明する内容が異なります。

宿泊証明書は宿泊した事実を示す書類、領収書は代金を支払ったことを示す書類と考えると分かりやすいでしょう。

特に注意したいのが、予約サイトなどで料金を事前決済した場合です。予約サイト側から領収書を取得し、実際に宿泊したホテルから宿泊証明書を発行してもらうケースがあります。

新横浜グレイスホテルでは、オンライン事前決済の領収書は各予約サイトから利用者自身で発行するよう案内する一方、宿泊証明書はホテルのフロントで用意するとしています。（参照：新横浜グレイスホテル公式サイト）

領収書があれば宿泊証明書は不要、または宿泊証明書があれば領収書は不要とは一律に判断できません。最終的には提出先の条件を確認してください。

領収書の再発行や宛名、人数表示などは宿泊証明書とは別の論点です。必要な場合は、領収書についての条件を分けて確認すると整理しやすくなります。

宿泊証明書は英語で何という？

宿泊証明書の英語表現は1種類だけではありません。

ホテルや制度の公式情報では、例えば次のような表現が使われています。

• Certificate of Accommodation
• Accommodation Certificate

新大阪ステーションホテルの英語FAQでは「certificate of accommodation」という表現が使われています。（参照：新大阪ステーションホテル公式サイト）

また、神戸観光局が2026年度に公開している制度では「Accommodation Certificate」という名称が使われています。（参照：神戸観光局公式サイト）

英語版が必要な場合は、提出先に指定された名称や書式がないか確認したうえで、ホテルが英語での発行に対応できるか問い合わせるのが確実です。

宿泊証明書をホテルでもらう方法

宿泊証明書が必要だと分かったら、提出先の条件を確認してからホテルへ依頼します。指定様式がある場合は、チェックイン時にフロントへ提示できるよう準備しておきましょう。

まず提出先の条件を確認する

ホテルへ依頼する前に、宿泊証明書を提出する会社・学校・自治体などの条件を確認します。

提出先によって、指定様式の有無や必要な記載項目、領収書を併せて提出するかなどが異なるためです。

会社提出用であっても条件がすべて同じとは限りません。社内規定や申請先の案内を先に確認しておくと、ホテルへ再依頼する手間を減らせます。

チェックイン時に依頼する

宿泊証明書が必要だと事前に分かっている場合は、チェックイン時にフロントへ申し出ておくとスムーズです。

新阪急ホテルアネックスでは、宿泊中に依頼した場合はチェックアウトまでに作成すると案内しています。新大阪ステーションホテルでも、宿泊証明書を希望する場合はチェックイン時に申し出るよう案内しています。（参照：新阪急ホテルアネックス公式サイト） （参照：新大阪ステーションホテル公式サイト）

提出先から記載内容を指定されている場合は、依頼時に一緒に伝えてください。

なお、発行までに必要な時間は施設によって異なります。新横浜グレイスホテルでも、作成に時間がかかる場合があるためチェックイン時の申し出を案内しています。必要だと分かっているなら、チェックアウト直前まで待たず早めに相談しましょう。（参照：新横浜グレイスホテル公式サイト）

指定様式がある場合は持参する

勤務先や学校、自治体などから宿泊証明書の用紙を指定されている場合は、チェックイン時にフロントへ提示します。

新阪急ホテルアネックスでは、指定様式がある場合はチェックイン時に提示し、指定がなければホテルの様式で作成すると案内しています。新大阪ステーションホテルでも、指定フォーマットがある場合はフロントへ提示する方式です。（参照：新阪急ホテルアネックス公式サイト） （参照：新大阪ステーションホテル公式サイト）

PDFなどデータで用紙を受け取っている場合は、紙に印刷して持参する必要があるのか、データのまま対応できるのかもホテルへ確認しておくと安心です。

もらい忘れた場合の対処法

チェックアウト時に宿泊証明書をもらい忘れても、後日発行に対応しているホテルがあります。

新阪急ホテルアネックスでは、チェックアウト後は宿泊証明書発行申込書をメールまたは郵送で提出する方法を案内しています。新大阪ステーションホテルでも、チェックアウト後の宿泊証明書はメールまたは郵送で送付すると案内しています。（参照：新阪急ホテルアネックス公式サイト） （参照：新大阪ステーションホテル公式サイト）

後日問い合わせる場合は、ホテル側が宿泊履歴を確認できるよう、次の情報を準備しておくとスムーズです。

• 宿泊者名
• 宿泊した日
• 予約番号など予約を確認できる情報
• 連絡先
• 必要な書式や記載項目

ただし、後日発行の可否や受付方法はホテルによって異なります。今回確認した公式情報からは全国共通の発行期限は確認できないため、必要だと分かったら早めに宿泊した施設へ問い合わせてください。

また、一度受け取った宿泊証明書を紛失した場合の再発行と、もらい忘れて初めて後日発行してもらう場合では、手続きが異なる可能性があります。再発行の可否も施設へ確認しましょう。

発行してくれない場合の対処法

ホテルへ依頼しても、希望する宿泊証明書の書式や記載内容に対応できない場合があります。また、施設から発行できないと案内された場合は、自己判断で別の書類を提出する前に対応方法を確認しましょう。

厚生労働省が案内する旅館業法では、旅館業者が宿泊者名簿を備えることが示されています。一方、今回確認した同省の案内では、一般的な宿泊証明書について全国共通の発行義務や書式、発行手順までは確認できませんでした。（参照：厚生労働省 旅館業法）

何に対応できないのかをホテルへ確認したうえで、提出先へ代替方法を相談してください。

提出先には、次のような書類を代わりに利用できるか確認するとよいでしょう。

• ホテル独自の宿泊証明書
• 宿泊日などが確認できる領収書
• 予約確認書
• 利用明細など宿泊を確認できる資料

事前決済では発行元に注意する

予約サイトなどで宿泊料金を事前決済している場合は、領収書と宿泊証明書の発行元が別になることがあります。

新横浜グレイスホテルでは、オンライン事前決済の領収書は各予約サイトから利用者自身で発行し、宿泊証明書はホテルフロントで用意すると案内しています。新大阪ステーションホテルでも、公式サイト以外の宿泊予約サイトで事前決済した予約について、ホテルでは領収書を発行できず、各予約サイトから用意するよう案内しています。（参照：新横浜グレイスホテル公式サイト） （参照：新大阪ステーションホテル公式サイト）

ネット予約をしたからといって、宿泊証明書まで予約サイトから取得するとは限りません。

出張の経費精算などで使う場合は、予約前に提出条件を確認しておくと、宿泊後の書類不足を防ぎやすくなります。

宿泊証明書で迷ったときのまとめ